Koordynacja dnia ślubu – jak wygląda w praktyce?

Dzień ślubu to jedna z najważniejszych chwil w życiu. Jednak za jego wyjątkowym urokiem kryje się często intensywna logistyka i mnóstwo decyzji podejmowanych w biegu. Właśnie dlatego coraz więcej Par decyduje się na skorzystanie z usługi koordynacji dnia ślubu – i słusznie! Jako wedding planner mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że ta usługa potrafi zmienić cały przebieg tego dnia.

Chcesz wiedzieć, na czym to dokładnie polega i w czym mogę Cię wyręczyć?
Opowiem Ci, jak wygląda moja praca krok po kroku.

Koordynacja zaczyna się wcześniej niż myślisz.

Choć nazwa wskazuje na „dzień ślubu”, moja praca zaczyna się już na kilka tygodni przed tym wielkim wydarzeniem. Około 2–1,5 miesiące wcześniej spotykam się z Wami (na żywo lub online), aby omówić wszystkie szczegóły. Na podstawie przekazanych informacji i umów z podwykonawcami tworzę szczegółowy plan dnia, który później uzgadniam z każdą zaangażowaną osobą lub firmą.

O czym rozmawiamy podczas takiego spotkania?

  • Harmonogram dnia – od przygotowań aż po ostatni taniec.
  • Podwykonawcy – ich zadania, godziny pracy i kontakt.
  • Dekoracje – kto, co i kiedy dostarcza oraz jak powinno to wyglądać.
  • Logistyka – transport gości, dostawy, ustawienie sali weselnej.
  • Specjalne potrzeby – np. diety gości, miejsca dla dzieci, wskazówki dla osób starszych.
Czas się spotkać!

Dzień ślubu – krok po kroku!

W dniu ślubu jestem obecna od samego rana. Zaczynam od koordynacji przygotowań – sprawdzam, czy wszystko przebiega zgodnie z planem, upewniam się, że podwykonawcy dotarli na czas, i rozwiązuje wszelkie drobne problemy, które mogłyby Cię niepotrzebnie zestresować.

Co konkretnie robię?
PRZED CEREMONIĄ

  • Kontakt z podwykonawcami: upewniam się, że fotograf, kamerzysta, florystka czy zespół są na miejscu i mają wszystko, czego potrzebują.
  • Logistyka gości: koordynuję transport, wskazuję miejsca, pomagam gościom odnaleźć się w nowej przestrzeni.
  • Dekoracje: sprawdzam, czy sala, kościół lub miejsce ceremonii są przygotowane zgodnie z ustaleniami.
  • Dekoracje – kto, co i kiedy dostarcza oraz jak powinno to wyglądać.
  • Awaryjne sytuacje: pomagam z problemami w stylizacjach (np. podpięcie trenu, poprawki sukni), ratuję zapomniane elementy lub organizuję „plan B” w przypadku złej pogody.

Co konkretnie robię?
PODCZAS CEREMONII

  • Dbam o to, aby przebiegła zgodnie z planem – od wejścia gości, przez muzykę, aż po moment składania przysięgi.
  • Koordynuję pracę podwykonawców, np. wskazuję kamerzystom najlepsze miejsca do uchwycenia kluczowych chwil.
  • Reaguję na bieżąco na nieprzewidziane sytuacje – np. spóźnienia, brak winietek czy inne drobiazgi, które mogą zaburzyć przebieg uroczystości.

Co konkretnie robię?
PODCZAS WESELA

  • Kontrola harmonogramu: pilnuję kolejności wydarzeń – od pierwszego tańca po krojenie tortu.
  • Obsługa gości: dbam o ich komfort, wskazuję miejsca przy stołach, informuję o specjalnych potrzebach (np. diety).
  • Współpraca z salą weselną: sprawdzam, czy wszystko jest zgodne z ustaleniami – menu, dekoracje, jakość obsługi.
  • Rozwiązywanie problemów: od nagłych zmian w harmonogramie, po nieobecność podwykonawcy – jestem przygotowana na każdą sytuację.
  • Dbanie o szczegóły: poprawiam welon, pomagam przy zmianie stylizacji, pilnuję, by Para Młoda wyglądała perfekcyjnie na zdjęciach.

Dlaczego koordynacja jest tak ważna?

Dzień ślubu to jedno wielkie wydarzenie pełne emocji. Niestety, łatwo go przegapić, jeśli zajmujesz się kontrolowaniem szczegółów. Moim celem jest zapewnienie Ci spokoju i pewności, że wszystko jest pod kontrolą – tak, byś mogła skupić się tylko na przeżywaniu tych chwil.

Dzięki temu wiesz, że:

  • Nic Cię nie zaskoczy bo reaguję na bieżąco na każde wyzwanie.
  • Każdy szczegół jest dopięty na ostatni guzik.
  • Goście czują się zaopiekowani i dobrze poinformowani.
  • Masz czas na radość, bliskość i chwile z najbliższymi.

Koordynacja dnia ślubu to więcej niż oklepane stwierdzenie układania winietek – to troska, która pozwala Ci w pełni cieszyć się jednym z najważniejszych dni w życiu.

Ile kosztuje usługa koordynacji dnia ślubu?

Cena koordynacji dnia ślubu na sezon 2025 w mojej agencji wynosi od 4000 do 6000 zł. Dokładny koszt zależy od wielu czynników – stopnia skomplikowania wesela, liczby gości, podwykonawców, a także szczegółów logistycznych.

Zawsze dbam, by każda Para Młoda czuła się zaopiekowana, dlatego w dniu ślubu pracuję w minimum dwuosobowym składzie. Przy większych weselach (powyżej 150 osób) dołączają do nas dodatkowe osoby, by żaden detal nie został pominięty.

Płatność podzielona jest na dwie transze, a podpisanie umowy gwarantuje, że Twój termin jest zarezerwowany w moim kalendarzu. Wszystko po to, byś miała pewność, że Twój dzień jest w najlepszych rękach.

Jeśli marzysz o ślubie, który pozwoli Ci w pełni cieszyć się każdą chwilą, bez stresu i chaosu – porozmawiajmy! Chętnie posłucham o Twoich planach i pomogę zamienić je w rzeczywistość. Napisz do mnie, a wspólnie stworzymy dzień, który zapamiętasz na całe życie – z uśmiechem i spokojem w sercu.

Nie czekaj – Wasz spokój jest najważniejszy!